polisi preifatrwydd

Senedd Ieuenctid Cymru: Hysbysiad Preifatrwydd Cryno

Beth yw Senedd Ieuenctid Cymru?

Sefydlwyd Senedd Ieuenctid Cymru (SIC yn fyr) yn 2018 i roi llais i bobl ifanc yng Nghymru.  Mae'n cynnwys chwe deg aelod unigol, sydd naill ai wedi cael eu hethol gan bobl ifanc yn rhanbarthol neu wedi cael eu hethol gan bobl ifanc o sefydliadau partner.

Caiff SIC ei rhedeg a’i rheoli gan sefydliad o'r enw Comisiwn Cynulliad Cenedlaethol Cymru, sef y Comisiwn fel yr ydym ni’n ei alw.

Beth yw DIBEN YR HYSBYSIAD preifatrwydd cryno hwn?

Os byddwch chi'n cysylltu â SIC neu aelodau unigol o SIC, yna gellir casglu gwybodaeth bersonol amdanoch chi.  Mae'r hysbysiad cryno hwn yn dweud wrthych pa wybodaeth bersonol ellir ei chasglu amdanoch chi, sut y caiff ei defnyddio a beth yw eich hawliau.

Yn yr hysbysiad hwn, pan fyddwn yn dweud gwybodaeth bersonol, rydym yn golygu unrhyw wybodaeth sy'n ymwneud â chi.  Gallai hyn fod yn unrhyw beth o'ch enw, eich cyfeiriad neu eich rhif ffôn i wybodaeth fanylach am eich iechyd, eich diddordebau neu eich barn.

Pam fod Senedd Ieuenctid Cymru yn casglu ac yn defnyddio fy ngwybodaeth bersonol?

Mae SIC yn gyfle i bobl ifanc yng Nghymru gael eu clywed.  Felly, rydym am glywed gennych chi am y materion sy'n bwysig i chi. 

Rydym yn eich annog chi i siarad gyda'ch Aelodau Senedd Ieuenctid Cymru (ASICau yn fyr) a dweud wrthynt beth ydych yn ei feddwl.  Gellir gwneud hyn yn uniongyrchol mewn digwyddiadau a drefnwn, trwy’r e-bost neu ar y cyfryngau cymdeithasol, neu drwy gwblhau arolygon yr ydym wedi'u sefydlu.  Gallwch hefyd gael yr wybodaeth ddiweddaraf am waith SIC trwy gofrestru i gael ein cylchlythyr https://www.seneddieuenctid.cymru/cymryd-rhan

Pa wybodaeth y mae Senedd Ieuenctid Cymru yn ei chasglu a'i defnyddio?

Os hoffech, gallwch godi materion yn ddienw.  Fodd bynnag, byddwn fel arfer yn gofyn ichi ddarparu rhywfaint o wybodaeth bersonol, fel eich enw, eich ysgol neu'r ardal rydych chi'n byw ynddi.  Gallwch ddewis a ydych yn mynd i roi'r wybodaeth hon i ni ai peidio.

Os ydych chi am gadw mewn cysylltiad â ni, bydd angen i chi hefyd ddarparu eich manylion cyswllt (fel cyfeiriad e-bost).

Pwy sy'n gyfrifol?

Rhaid i bob sefydliad sy'n casglu a defnyddio gwybodaeth am unigolion ufuddhau wrth reolau penodol.  Y Comisiwn sy’n rhedeg SIC ac felly’r corff hwnnw sy’n bennaf gyfrifol am ufuddhau wrth y rheolau hyn.  Mewn rhai amgylchiadau, bydd y Comisiwn ac ASICau unigol yn gyfrifol. Mae ein datganiad 'Cyfrifoldebau' yn esbonio hyn yn fanylach.

Beth yw fy hawliau?

Os ydych chi wedi rhoi unrhyw wybodaeth bersonol i'r Comisiwn neu i ASICau unigol yna mae gennych chi rai hawliau penodol.  Mae'r rhain yn cynnwys yr hawl i gael gwybod am yr hyn y mae'r Comisiwn a'r ASICau unigol yn ei wneud â'ch gwybodaeth, yr hawl i ofyn i ni gywiro unrhyw wybodaeth sy'n anghywir a'r hawl i ofyn am gopïau o'ch gwybodaeth.  Gellir dod o hyd i ragor o wybodaeth am eich hawliau yn yr hysbysiad llawn.

 phwy ddylwn i gysylltu?

Os oes gennych unrhyw gwestiynau am yr hysbysiad hwn neu os ydych am fanteisio ar eich hawliau, cysylltwch â Swyddog Diogelu Data’r Comisiwn yn  Data.protection@cynulliad.cymru.

 

Senedd Ieuenctid Cymru: Hysbysiad Preifatrwydd Llawn

Mae'r hysbysiad hwn yn nodi sut y caiff gwybodaeth bersonol ei chasglu a'i defnyddio gan Senedd Ieuenctid Cymru.

Yn yr hysbysiad hwn, mae ni yn cyfeirio at Senedd Ieuenctid Cymru.  Fodd bynnag, nid yw Senedd Ieuenctid Cymru (SIC) yn endid cyfreithiol drwy ei hawl ei hun.  Mae'n cynnwys chwe deg o aelodau unigol (ASICau), sydd naill ai wedi cael eu hethol gan bobl ifanc yn rhanbarthol neu wedi cael eu hethol gan bobl ifanc o sefydliadau partner, ac mae'n cael ei rhedeg a'i rheoli gan Gomisiwn Cynulliad Cenedlaethol Cymru (y Comisiwn).

Yn gyffredinol, y Comisiwn sy'n gyfrifol am eich gwybodaeth bersonol.  Mewn rhai amgylchiadau, mae'r Comisiwn ac ASICau unigol yn gyfrifol.

Darllenwch yr hysbysiad hwn yn ofalus i ddeall sut y byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol.  Os oes gennych unrhyw gwestiynau neu ymholiadau ynglŷn â'r hysbysiad hwn, cysylltwch â Swyddog Diogelu Data’r Comisiwn yn:

Y Tîm Llywodraethu Gwybodaeth, Tŷ Hywel, Cynulliad Cenedlaethol Cymru, Bae Caerdydd, Caerdydd, CF99 1NA.

data.protection@cynulliad.cymru.

Mae'r hysbysiad hwn yn esbonio:

  1. Gwybodaeth bersonol y gallwn ei chasglu amdanoch chi.

  2. Ein sail gyfreithiol i gasglu, dal a defnyddio eich gwybodaeth bersonol.

  3. Eich hawliau.

  4. Diogelwch a rhannu gwybodaeth bersonol.

Sylwer fod yr hysbysiad hwn yn berthnasol i gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol gan SIC yn unig.  Mae ein gwefan yn cynnwys dolenni i wefannau sefydliadau eraill nad ydym yn gyfrifol amdanynt.  Rydym yn eich annog i ddarllen polisïau preifatrwydd gwefannau eraill yr ydych yn ymweld â hwy.

1. Gwybodaeth bersonol y gallwn ei chasglu amdanoch chi

Fel rhan o'n gwaith, efallai y byddwn yn casglu gwybodaeth bersonol amdanoch chi mewn amrywiaeth o senarios gwahanol.  Trafodir y rhain yn fanylach isod.

A. Cymryd rhan mewn etholiadau i Senedd Ieuenctid Cymru

Os oes gennych ddiddordeb mewn cofrestru i bleidleisio mewn etholiadau i SIC, cewch eich cyfeirio at dudalen gofrestru yn fuan cyn etholiad. Byddwn yn gofyn am eich enw, cyfeiriad e-bost, cod post a dyddiad geni. 

Bydd eich gwybodaeth yn cael ei chadw nes eich bod yn peidio â bod yn gymwys mwyach i bleidleisio yn etholiadau SIC, neu os byddwch chi'n cysylltu â ni i ddweud wrthym nad ydych am fod ar y gofrestr pleidleisio mwyach.  Ar ddiwedd pob un o dymhorau SIC, byddwn yn adolygu'r rhestr o bobl ifanc ar y gofrestr, ac yn dileu'r rhai a fydd yn rhy hen i bleidleisio yn etholiad nesaf SIC.

Os hoffech sefyll mewn etholiad i fod yn ASIC, rhaid ichi roi eich enw a'ch cyfeiriad, cyfeiriad e-bost, dyddiad geni, a chwblhau ffurflen cydraddoldeb.  Bydd angen i chi hefyd ddarparu bywgraffiad byr amdanoch chi eich hun. 

Bydd eich manylion yn cael eu cadw tan ddiwedd y tymor SIC yr ydych yn sefyll mewn etholiad ar ei gyfer.  Os yw ASIC yn penderfynu nad ydynt am gymryd rhan mwyach, neu os cawsant eu diswyddo, byddwn yn cysylltu â'r ymgeisydd a ddaeth yn ail i gynnig y rôl iddynt. Gall ymgeiswyr nad ydynt yn dymuno cael eu hystyried yn ymgeisydd mwyach ar ôl yr etholiad gysylltu â ni i roi gwybod i ni a byddwn yn dileu eich gwybodaeth.

Rheolir proses yr etholiad ar ein rhan gan gwmni o'r enw Mi-Voice.  Mae manylion sy’n egluro sut y bydd Mi-Voice yn defnyddio ac yn diogelu eich gwybodaeth ar gael yn https://www.mi-voice.com/privacy-policy .  Mae copi llawn o'r hysbysiad preifatrwydd cofrestru ar gael ar y wefan gofrestru.

B. Cymryd rhan yn nigwyddiadau SIC

Os byddwch chi'n cadw lle i fod yn bresennol mewn digwyddiadau a drefnir gennym ni, byddwn yn casglu eich gwybodaeth gyswllt ac unrhyw wybodaeth ynglŷn â'ch gofynion hygyrchedd. Rydym yn cadw'r wybodaeth hon nes bydd gwaith gweinyddol y digwyddiad wedi gorffen. Rydym yn aml yn casglu cynnwys digidol yn y digwyddiadau hyn – gweler yr adran isod i gael rhagor o wybodaeth sy’n egluro sut y caiff yr wybodaeth hon ei defnyddio.

Weithiau rydym yn rheoli’r broses o gadw lle mewn digwyddiadau drwy ddefnyddio cwmni o’r enw EventBrite. Mae manylion sy’n egluro sut y bydd EventBrite yn defnyddio eich gwybodaeth ar gael ar eu gwefan.

C. Tanysgrifio i’n Cylchlythyrau

Gallwch danysgrifio i'n cylchlythyrau ar-lein neu yn bersonol trwy fynd i wahanol weithgareddau a gaiff eu trefnu gennym.  Defnyddiwn gwmni o'r enw MailChimp i wneud hyn.  Pan fyddwch yn tanysgrifio yn bersonol gan adael eich manylion cyswllt ar gardiau post, bydd y Comisiwn yn ychwanegu eich manylion at y rhestr ohebu berthnasol ar gyfer y cylchlythyr, ac anfonir e-bost atoch yn cadarnhau hyn.

Caiff yr wybodaeth hon ei chadw nes eich bod yn datdanysgrifio, a gallwch gysylltu â ni ar unrhyw adeg i dynnu eich enw oddi ar y rhestrau dosbarthu hyn, a rhestrau gohebu cylchlythyrau.

D. Cwblhau ein harolygon

Rydym yn cynhyrchu arolygon ar-lein gan ddefnyddio cwmni o'r enw SurveyMonkey.  Gwnawn hyn i gael adborth ar ein gweithgareddau, neu oherwydd ein bod am gasglu eich barn ynglŷn â gwahanol faterion.

Bydd eich ymatebion yn cael eu gweld gan staff y Comisiwn ac fe'u defnyddir i greu adroddiad cryno y gellir ei rannu gydag eraill megis ASICau, Aelodau'r Cynulliad a sefydliadau partner allanol perthnasol.  Er y gallwn gyhoeddi'r adroddiad ar ein gwefan a'i hyrwyddo ar y cyfryngau cymdeithasol, byddwn yn sicrhau nad yw'r adroddiad yn cynnwys unrhyw beth a fydd yn datgelu pwy ydych.  Bydd yr wybodaeth hon yn parhau'n gyhoeddus am gyfnod amhenodol.

Pan fyddwch chi'n cwblhau un o'n harolygon trwy'r platfform SurveyMonkey, cewch ddewis i optio i mewn i gael diweddariadau ar y prosiect rydych chi wedi cyfrannu ato.

Ymatebion i arolygon: Caiff yr ymatebion i arolygon eu dileu o SurveyMonkey ddeuddeng mis ar ôl dyddiad cau'r arolwg.  Fodd bynnag, efallai y bydd angen cadw ymatebion i'r arolwg am gyfnod hwy ar ein systemau ein hunain hyd nes y bydd unrhyw broses adrodd ddilynol wedi'i chwblhau. 

Manylion cyswllt: Byddwn yn cadw eich manylion cyswllt er mwyn anfon diweddariadau pellach atoch ar y prosiect penodol nes bod y prosiect hwnnw wedi gorffen.

Os ydych chi wedi gofyn am ddiweddariadau pellach ar gyfleoedd i ymgysylltu â ni, cedwir eich manylion cyswllt nes i chi gysylltu â ni i ofyn i ni gael gwared â'ch manylion ac i ddweud nad ydych yn dymuno cael diweddariadau gennym mwyach.

Mae manylion sy’n egluro sut y bydd SurveyMonkey yn defnyddio eich gwybodaeth ar gael ar eu gwefan.

E. Fforymau ar-lein

Rydym yn defnyddio platfformau trydydd parti Loomio a Dialogue (sy'n eiddo i gwmni o’r enw Delib) i hwyluso sgyrsiau ar-lein am wahanol faterion yr ydym yn ymchwilio iddynt er mwyn i chi allu rhoi adborth ar rai materion.

Gan ddibynnu ar natur y prosiect a phwy rydym am gael ymateb ganddynt, gall y fforymau hyn gael eu rhedeg yn breifat neu'n gyhoeddus, a gallwn ddewis cymedroli ymatebion cyn iddynt ymddangos ar y wefan.  Byddwn yn dweud wrthych os yw fforwm ar-lein yn cael ei redeg yn agored, ac a oes cymedroli'n digwydd ar gyfer pob prosiect.

Os byddwch yn ymateb i fforymau ar-lein sy'n cael eu rhedeg yn agored, bydd yr ymatebion i'w gweld yn gyhoeddus. Gall unrhyw un gymryd rhan mewn fforymau ar-lein agored (unwaith y maent wedi cofrestru trwy greu enw defnyddiwr ac wedi darparu cyfeiriad e-bost).  Bydd unrhyw un yn gallu gweld eich cyfraniadau mewn fforymau ar-lein agored, pa un a ydynt wedi cofrestru ar y safle ai peidio.

Wrth ymateb i fforwm caeedig, dim ond pobl eraill sydd wedi eu gwahodd i gymryd rhan all weld eich cyfraniad a chymryd rhan.

Efallai y byddwn yn defnyddio'r wybodaeth a roddir gennych i lunio adroddiad cryno yn amlinellu'r prif themâu, ac fe rennir hwn gydag ASICau, Aelodau'r Cynulliad a staff y Comisiwn, a chaiff ei gyhoeddi ar ein gwefan a'i hyrwyddo ar sianeli’r cyfryngau cymdeithasol, a bydd yn ymddangos mewn adroddiadau perthnasol. Efallai y byddwn hefyd yn ymateb i chi ac yn cyfathrebu gyda chi am eich syniadau, eich cwestiynau a'ch sylwadau.  Bydd yr wybodaeth hon yn parhau'n gyhoeddus am gyfnod amhenodol.

Bydd yr wybodaeth a gesglir yn cael ei thynnu o'r safleoedd hyn chwe mis ar ôl y dyddiad cau ar gyfer ymatebion.  Byddwn yn cadw manylion cyswllt y rhai sydd wedi cofrestru ar y wefan ar seilwaith TGCh y Cynulliad i ddarparu'r wybodaeth ddiweddaraf am y prosiect rydych wedi cymryd rhan ynddo, ac i dynnu eich sylw at gyfleoedd eraill i ymgysylltu â'r Comisiwn ar y pwnc y gwnaethoch ymgysylltu â ni arno ar yr achlysur hwn.  Gallwch ddatdanysgrifio ar unrhyw adeg.

Mae manylion sy’n egluro sut y bydd Loomio a Delib yn defnyddio eich gwybodaeth ar gael ar eu gwefannau.

F. Ymgysylltu â ni ar y cyfryngau cymdeithasol

Yn ogystal â defnyddio’r cyfryngau cymdeithasol i roi gwybodaeth at ddibenion codi ymwybyddiaeth, rydym yn rhoi anogaeth ar gyfer rhyngweithiadau, yn enwedig y rhai y gellir eu bwydo i ymchwiliadau ac ymgyngoriadau a gynhelir gennym.  Pan fydd hyn yn digwydd, byddwn yn sicrhau ei bod yn glir y defnyddir eich sylwadau i fwydo i mewn i’r ymchwiliadau a’r ymgyngoriadau hyn.  Yn yr achosion hynny, gallai eich ymatebion i'n herthyglau ar y cyfryngau cymdeithasol (gan gynnwys eich enw) gael eu trosglwyddo i ASICau, staff y Comisiwn ac Aelodau'r Cynulliad, a gallent ymddangos mewn adroddiadau a deunyddiau eraill a gyhoeddir ar wefan SIC, gwefan y Cynulliad a’i gyfrifon ar y cyfryngau cymdeithasol.

Gall cynnwys gwmpasu delweddau, fideos (byw ac o’r archif), ffeithluniau ac animeiddiadau.  Mae'r platfformau a ddefnyddiwn ar hyn o bryd yn cynnwys Facebook, Twitter, Instagram, YouTube, SnapChat, Wordpress a LinkedIn.  Mae gan bob un o'r platfformau unigol hyn hysbysiad preifatrwydd sy'n dweud wrthych sut y maent yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol.

Os ydych yn rhannu ein cynnwys trwy'r cyfryngau cymdeithasol, er enghraifft drwy ein hoffi ar Facebook, ein dilyn neu drydar amdanom ar Twitter, bydd y rhwydweithiau cymdeithasol hynny yn cofnodi eich bod wedi gwneud hynny a gallant osod cwci at y diben hwn.  Trwy ddefnyddio'r platfformau hynny rydych yn cytuno â'u telerau gwasanaeth.  Efallai y byddwch hefyd yn ymgysylltu'n uniongyrchol ag ASICau ar y cyfryngau cymdeithasol.

Er mwyn rheoli ein rhyngweithiadau ar y cyfryngau cymdeithasol rydym yn defnyddio'r darparwyr trydydd parti canlynol:

Hootsuite: Os byddwch yn anfon neges breifat neu uniongyrchol atom drwy'r cyfryngau cymdeithasol, bydd y neges yn cael ei storio gan Hootsuite am dri mis. Ni chaiff ei rhannu gydag unrhyw sefydliadau eraill.  I gael rhagor o wybodaeth, gweler Polisi Preifatrwydd Hootsuite sy’n egluro sut y mae'n prosesu eich data.

SocialSignIn: Os byddwch yn anfon neges breifat neu uniongyrchol atom drwy'r cyfryngau cymdeithasol, bydd y neges yn cael ei storio gan SocialSignIn.  Ni chaiff ei rhannu gydag unrhyw sefydliadau eraill.

G. Defnyddio ein gwefan

Os byddwch yn cysylltu â ni drwy'r wefan at ddibenion cofrestru, tanysgrifiadau e-bost, a gweithgareddau ymgysylltu eraill, dim ond at y dibenion hynny y bydd eich gwybodaeth yn cael ei defnyddio.

Mae ein gwefan hefyd yn defnyddio cwcis.  Darnau o ddata yw cwcis sy'n cael eu creu yn aml pan fyddwch yn defnyddio gwefan, a chânt eu storio yn y cyfeiriadur cwcis ar eich cyfrifiadur chi.  Gweler http://www.assembly.wales/cy/help/Pages/cookies.aspx am ragor o wybodaeth sy’n egluro sut a pham rydym ni'n defnyddio cwcis ar ein gwefan.

Mae ffeiliau log yn ein galluogi i gofnodi'r defnydd a wneir o'r wefan gan ymwelwyr.  Nid yw ffeiliau log yn cynnwys unrhyw wybodaeth bersonol na gwybodaeth am y gwefannau eraill rydych wedi ymweld â hwy.

H. Ffotograffau, ffilmio a chynnwys digidol

Rydym yn tynnu lluniau a fideos yn ystod digwyddiadau a gynhelir gennym, yn ystod gweithgareddau eraill sydd wedi’u bwriadu i gasglu barn pobl am wahanol faterion, ac i ddangos y gwaith a wnawn i ymgysylltu â'r cyhoedd.

Gallai delweddau a deunydd fideo gael eu defnyddio i hyrwyddo gwaith SIC a/neu Gynulliad Cenedlaethol Cymru ac i ymgysylltu â phobl Cymru.

Mae’r Comisiwn yn cyhoeddi delweddau a chynnwys fideo ar wefan Senedd Ieuenctid Cymru, ac ar sianeli’r cyfryngau cymdeithasol. Mae cynnwys yn ymddangos mewn deunyddiau argraffu, gallant gael eu dangos i ASICau, Aelodau'r Cynulliad a staff y Comisiwn, ac maent yn cael eu rhannu gyda chysylltiadau'r cyfryngau.

Gellir cadw rhai delweddau a fideos (yn enwedig y rhai o werth hanesyddol a gwerth busnes parhaus) am gyfnod amhenodol a bydd cynnwys yr ydym yn ei gyhoeddi yn aros yn gyhoeddus.  Mae'r Cynulliad yn adolygu cynnwys digidol a gesglir yn rheolaidd, ac ni fydd yn cadw lluniau a fideos sy'n annhebygol o fod o unrhyw werth gweithredol yn y dyfodol.

Os byddwch yn bresennol mewn digwyddiad a drefnwyd gan y Comisiwn ac os nad ydych am ymddangos mewn unrhyw luniau neu fideos, neu os hoffech ofyn cwestiwn am sut y bydd eich gwybodaeth yn cael ei defnyddio, siaradwch gydag aelod o staff y Comisiwn cyn, neu yn ystod y gweithgaredd, neu anfonwch e-bost atom yn cysylltu@cynulliad.cymru

Gall ASICau hefyd dynnu lluniau a fideos yn ystod eu gweithgareddau swyddogol, a’r tu allan i'r digwyddiadau hynny. Gall ASICau bostio'r delweddau hynny ar eu sianelau ar y cyfryngau cymdeithasol er mwyn hyrwyddo eu gweithgareddau ac ymgysylltu'n well â phobl ifanc yng Nghymru.  Os nad ydych am ymddangos mewn unrhyw luniau neu fideos, siaradwch gyda’r ASIC neu anfonwch e-bost atom yn cysylltu@cynulliad.cymru

Fel rhan o'u gwaith, efallai y bydd ASICau unigol yn gofyn am gael eich recordio’n sôn am faterion sensitif, fel eich rhywioldeb, eich daliadau crefyddol neu'ch profiad o gyflyrau iechyd, neu am gael tynnu lluniau ohonoch a all gynnwys gwybodaeth sensitif (er enghraifft, lluniau a dynnwyd ohonoch yn dal baneri neu sloganau sy'n dangos eich daliadau).  Dim ond os ydych chi'n fodlon i'ch gwybodaeth gael ei defnyddio yn unol â'r hysbysiad hwn y dylech gytuno â hyn.

Cedwir delweddau a dynnwyd gan ASICau ar ddyfeisiadau a ddiogelir â chyfrinair a byddant fel arfer yn cael eu cadw am ddim mwy nag wyth wythnos.

I. Cysylltu â'ch ASIC yn unigol

Yn ogystal â chysylltu â ni trwy ein gwefan, fforymau ar-lein ac arolygon, neu yn ein digwyddiadau, fe allwch chi gysylltu ag ASIC unigol i godi mater penodol, i roi eich barn neu’n syml i ddarganfod mwy am eu gweithgareddau. Rydym am glywed eich barn, ac yn eich annog i gysylltu â ni trwy ddefnyddio naill ai ein cyfeiriad e-bost yn helo@seneddieuenctid.cymru neu ein sianelau pwrpasol ar y cyfryngau cymdeithasol.

Sylwer, yn wahanol i Aelodau Cynulliad neu ASau unigol, nid oes disgwyl i ASICau wneud 'gwaith achosion' yn rheolaidd ar ran unigolion.

Os ydych chi'n cysylltu ag ASIC unigol yn uniongyrchol, byddwch yn rhannu eich gwybodaeth bersonol (fel eich enw a'ch barn am fater) gyda nhw. Yr ASIC unigol, a gefnogir gan y Comisiwn, fydd yn gyfrifol am sicrhau bod eich gwybodaeth bersonol yn cael ei defnyddio at ddibenion eu rôl fel ASIC yn unig ac yn unol â'r hysbysiad preifatrwydd hwn. 

Bydd y Comisiwn yn rhoi arweiniad a chymorth manwl i bob ASIC i sicrhau bod eich gwybodaeth bersonol yn cael ei chasglu a'i defnyddio'n briodol.  Sicrhewch eich bod chi wedi darllen a deall sut y gellir defnyddio'ch gwybodaeth bersonol cyn rhannu eich gwybodaeth bersonol gydag ASICau unigol.  Os yw’n well gennych, gallwch gysylltu â ni trwy ein gwefan neu ein harolygon.  Os oes gennych unrhyw gwestiynau neu bryderon ynghylch yr hysbysiad hwn, cysylltwch â ni yn Data.protection@cynulliad.cymru.

2. Ein sail gyfreithiol i gasglu, dal a defnyddio eich gwybodaeth bersonol

Mae cyfraith diogelu data yn nodi gwahanol seiliau cyfreithiol cyfreithlon (neu 'amodau') sy'n caniatáu i ni gasglu, dal a defnyddio eich gwybodaeth bersonol, sef:

  • Weithiau byddwn yn casglu a defnyddio eich gwybodaeth bersonol yn seiliedig ar eich cytundeb chi.  Gelwir hyn yn 'ganiatâd'.  Byddwn bob amser yn dweud wrthych os mai dyma’r sefyllfa ac yn gofyn i chi gytuno cyn i ni gasglu eich gwybodaeth.  Er enghraifft, os byddwch yn cofrestru ar gyfer ein cylchlythyr, byddwn yn gofyn ichi a ydych yn cytuno i gael diweddariadau a negeseuon marchnata am SIC a'n gweithgareddau.

  • Lle rydym dan rwymedigaeth gyfreithiol sy'n ei gwneud yn ofynnol i ni brosesu eich gwybodaeth bersonol.  Enghraifft o hyn yw lle mae angen i ni gasglu gwybodaeth amdanoch chi pan fyddwch yn bresennol mewn digwyddiad, er mwyn sicrhau eich diogelwch.

  • Lle rydym yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol i gyflawni ein swyddogaethau cyhoeddus.  Er nad yw SIC yn endid cyfreithiol, fe’i sefydlwyd i alluogi pobl ifanc yng Nghymru i gael eu clywed ac i roi profiad uniongyrchol i bobl ifanc o’r ffordd y mae gwleidyddiaeth yn gweithio.  Mae hyn yn rhan o swyddogaeth gyhoeddus y Comisiwn i gefnogi a hybu ymgysylltu democrataidd yng Nghymru. Bydd angen i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol er mwyn cyflawni'r swyddogaeth hon.  Enghraifft o hyn yw pan fyddwn yn casglu a defnyddio gwybodaeth bersonol er mwyn trefnu digwyddiadau i hyrwyddo SIC.

  • Weithiau bydd angen inni gasglu a defnyddio eich gwybodaeth bersonol at ddibenion ein buddiannau dilys ni ein hunain.  Er mwyn ymgysylltu'n llawn â phobl ifanc yng Nghymru, mae angen i ni glywed gan bobl ifanc am y materion sydd o ddiddordeb iddynt, a chasglu gwybodaeth bersonol am unigolion.  Dim ond lle nad yw eich buddiannau neu eich hawliau neu ryddid sylfaenol chi’n bwysicach na’n buddiannau ni y byddwn yn casglu ac yn defnyddio eich gwybodaeth. Enghraifft o gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol er mwyn ein buddiannau dilys ni yw lle mae ASIC unigol yn casglu barn gan eu ffrindiau er mwyn codi mater neu bryder penodol.

Mae'r gyfraith diogelu data yn cydnabod rhai "categorïau arbennig" o wybodaeth bersonol.  Diffinnir y rhain fel gwybodaeth sy'n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig unigolyn, eu barn wleidyddol, daliadau crefyddol neu athronyddol, aelodaeth undeb llafur, gwybodaeth enetig, gwybodaeth fiometrig i adnabod unigolyn yn unigryw, gwybodaeth am iechyd, a gwybodaeth am fywyd rhywiol unigolyn neu eu cyfeiriadedd rhywiol. 

Ystyrir bod y categorïau arbennig hyn yn arbennig o sensitif ac felly nid ydym yn casglu gwybodaeth bersonol yn y categorïau hyn yn rheolaidd. Dim ond lle rydych chi wedi rhoi eich caniatâd penodol i ni neu lle y credwn ei bod yn angenrheidiol ac er budd y cyhoedd ein bod yn gwneud hynny y byddwn yn casglu ac yn defnyddio'r categorïau hyn o wybodaeth. Enghraifft o ddefnyddio'r math hwn o wybodaeth yw lle rydym wedi casglu gwybodaeth am unrhyw anabledd sydd gennych, er mwyn i ni eich helpu i gael mynediad at ein digwyddiadau.

3. Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau mewn perthynas â'r wybodaeth sydd gennym amdanoch chi.  Mae'r hawliau sy'n berthnasol yn dibynnu ar y seiliau cyfreithiol yr ydym yn dibynnu arnynt i ddefnyddio eich data personol.  Ni fydd yr hawliau hynny yn berthnasol ym mhob achos, a byddwn yn cadarnhau a yw hynny'n wir ai peidio pan fyddwch yn gwneud cais.

I grynhoi, yr hawliau yw:

  • Yr hawl i gael gwybod sut y defnyddir eich gwybodaeth bersonol.

  • Yr hawl i gael mynediad at gopïau o'ch gwybodaeth bersonol.

  • Yr hawl i gael cywiro eich gwybodaeth os yw’n anghywir.

  • Yr hawl i gael dileu eich gwybodaeth bersonol.

  • Yr hawl i gyfyngu ar ein defnydd o’ch gwybodaeth bersonol.

  • Yr hawl i gludadwyedd data.

  • Yr hawl i wrthwynebu'r defnydd o'ch gwybodaeth bersonol.

Ceir rhagor o fanylion am yr hawliau hyn ar wefan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth sydd i’w gweld yma: https://ico.org.uk/

Os hoffech gyflwyno cais i ni i arfer unrhyw un o'r hawliau hyn, anfonwch e-bost atom yn Ceisiadau-gwybodaeth@cynulliad.cymru   Byddwn yn anelu at ymateb i chi o fewn mis ac ni fyddwn yn codi ffi am ymdrin â'ch cais.

Os ydych chi'n anfodlon ar y modd yr ydym yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, neu os ydych yn dymuno cwyno ynghylch sut yr ydym wedi trin cais, cysylltwch â'n Swyddog Diogelu Data a byddwn yn ceisio datrys unrhyw broblemau sydd gennych. Data.protection@cynulliad.cymru.

Mae gennych hefyd yr hawl i gwyno wrth Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, sef y corff rheoleiddio statudol ar gyfer cyfraith diogelu data. Mae manylion sy’n egluro sut i gwyno wrth Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth i’w cael yn https://ico.org.uk/concerns/

4. Diogelwch a rhannu gwybodaeth bersonol

Rydym yn cymryd diogelwch gwybodaeth bersonol o ddifrif ac rydym wedi rhoi mesurau ar waith i sicrhau bod eich gwybodaeth yn cael ei chadw'n ddiogel.

Fel a nodir yn yr hysbysiad hwn, efallai y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth gydag eraill, gan gynnwys:

  • ASICau.

  • Aelodau’r Cynulliad.

  • Sefydliadau partner allanol fel Barnardo's.

  • Darparwyr gwasanaeth megis SurveyMonkey a Hootsuite.

  • Ein cynghorwyr proffesiynol, ein harchwilwyr a’n hyswirwyr ein hunain.

Efallai y bydd angen i ni rannu eich gwybodaeth bersonol gyda phobl eraill hefyd am resymau cyfreithiol, fel y llysoedd ac asiantaethau gorfodi’r gyfraith.

Gall ein darparwyr gwasanaethau storio eich gwybodaeth bersonol y tu allan i'r DU neu’r tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd (sy'n golygu gwledydd yn yr Undeb Ewropeaidd yn ogystal â Gwlad yr Iâ, Norwy a Liechtenstein).  Ar gyfer pob darparwr yr ydym yn ei benodi, rydym wedi rhoi mesurau ar waith i sicrhau bod eich gwybodaeth bersonol yn cael ei thrin yn ddiogel os caiff ei throsglwyddo y tu allan i'r Ardal Economaidd Ewropeaidd.  Byddwn yn asesu unrhyw gymwysiadau trydydd parti a ddefnyddiwn i sicrhau eu bod yn ateb y gofynion hyn.

Er mwyn ymgysylltu ag aelodau'r cyhoedd, byddwn hefyd yn defnyddio platfformau’r cyfryngau cymdeithasol a gwasanaethau cyfathrebu eraill, y mae rhai ohonynt wedi'u lleoli y tu allan i'r Ardal Economaidd Ewropeaidd.  Os byddwch chi'n rhannu gwybodaeth bersonol gyda ni, efallai y byddwn yn defnyddio'r gwasanaethau hyn i storio neu ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol.

Yn olaf, mae'r Comisiwn yn ddarostyngedig i ddeddfwriaeth mynediad at wybodaeth, gan gynnwys y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth.  Os byddwn yn cael cais o dan y ddeddfwriaeth hon, efallai y bydd angen i ni ddatgelu rhywfaint neu’r cyfan o'ch gwybodaeth bersonol.  Gall hyn gynnwys gwybodaeth a dynnwyd allan yn flaenorol gan y Comisiwn at ddibenion cyhoeddi.