Hysbysiad Preifatrwydd: Gwybodaeth bersonol am Aelodau Senedd Ieuenctid Cymru

 

Mae'r hysbysiad hwn yn esbonio sut mae Gomisiwn Cynulliad Cenedlaethol Cymru (y Comisiwn) yn defnyddio’r wybodaeth bersonol y bydd yn ei chasglu mewn perthynas â Senedd Ieuenctid Cymru (SIC), a’i haelodau’n arbennig (ASIC).

Yn yr hysbysiad hwn, y Comisiwn sydd dan sylw pan sonnir am ni. Y Comisiwn sy’n gyfrifol am eich gwybodaeth bersonol. Aelodau Senedd Ieuenctid Cymru, a / neu'r rhai sy'n eu cefnogi, fel gweithiwr ieuenctid ASIC, sydd dan sylw pan sonnir am chi

Mae hysbysiad preifatrwydd ar wahân (gweler yr Hysbysiad Preifatrwydd yn yr Atodiad) yn egluro sut y bydd Comisiwn y Cynulliad ac Aelodau’r Senedd Ieuenctid yn prosesu gwybodaeth bersonol am unigolion sy'n ymwneud â’r Senedd Ieuenctid, naill ai drwy'r Comisiwn, neu drwy’r Aelodau unigol. Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwnnw'n nodi bod Aelodau’r Senedd Ieuenctid yn rheolyddion data ar y cyd â’r Comisiwn.

Mae’r pwyslais yn yr hysbysiad hwn yn wahanol. Byddwn yn defnyddio’ch gwybodaeth, fel ASIC, mewn ffordd sy’n unigryw i’ch rôl ym mhrosiect y Senedd Ieuenctid. Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn amlinellu'n benodol sut y caiff eich gwybodaeth ei phrosesu er mwyn i ni fedru trefnu a gweinyddu'r Senedd Ieuenctid. Ni fydd gwybodaeth bersonol y cyhoedd sy’n ymgysylltu â’r Senedd Ieuenctid yn cael ei phrosesu yn yr un modd.

Mae Hysbysiad Preifatrwydd Senedd Ieuenctid Cymru yn cynnwys manylion a fydd yn berthnasol i ASIC hefyd gan ddibynnu sut y byddwch yn ymgysylltu â ni; felly, i gael gwybod sut y byddwn yn prosesu’ch gwybodaeth bersonol yn yr amgylchiadau a ganlyn, darllenwch Hysbysiad Preifatrwydd Senedd Ieuenctid Cymru:

  • Cymryd rhan yn etholiadau Senedd Ieuenctid Cymru

  • Tanysgrifio i gylchlythyrau

  • Llenwi arolygon

  • Ymgysylltu â ni ar y cyfryngau cymdeithasol

  • Defnyddio ein gwefan

  • Fforymau ar-lein

Darllenwch yr hysbysiad hwn yn ofalus i ddeall sut y byddwn yn defnyddio'ch gwybodaeth bersonol fel Aelod etholedig Senedd Ieuenctid Cymru. Os oes gennych unrhyw gwestiynau neu ymholiadau ynglŷn â'r hysbysiad hwn, cysylltwch â Swyddog Diogelu Data’r Comisiwn yn: Tŷ Hywel, Stryd Pierhead, Bae Caerdydd CF99 1NA

Data.protection@cynulliad.cymru.

Mae'r hysbysiad hwn yn esbonio:

  1. Y wybodaeth bersonol y gallwn ei chasglu mewn perthynas â chi fel partner yn Senedd Ieuenctid Cymru

  2. Ein sail gyfreithiol ar gyfer casglu, cadw a defnyddio'ch gwybodaeth bersonol

  3. Eich hawliau chi

  4. Diogelu a rhannu gwybodaeth bersonol

Sylwch mai dim ond gwybodaeth bersonol a gaiff ei chasglu gan y Comisiwn sydd dan sylw yn yr hysbysiad hwn. Mae ein gwefan yn cynnwys lincs i wefannau sefydliadau eraill nad ydym yn gyfrifol amdanynt.  Rydym yn eich annog i ddarllen polisïau preifatrwydd y gwefannau eraill y byddwch yn ymweld â nhw.

 

1.    Gwybodaeth bersonol y gallwn ei chasglu mewn perthynas â chi

A.    Cymryd rhan mewn gweithgareddau SIC a gweinyddu cyffredinol

Fel rhan o'n gwaith, mae’n bosibl y byddwn yn casglu gwybodaeth bersonol amdanoch chi mewn amrywiaeth o amgylchiadau gwahanol.  Mae rhagor o fanylion isod:

  • Eich enw, eich cyfeiriad a'ch manylion cyswllt

  • Manylion cyswllt unrhyw bobl berthnasol mewn unrhyw sefydliad sy’n gweithio mewn partneriaeth â’r Senedd Ieuenctid

  • Manylion cyswllt mewn argyfwng

  • Eich rhyw

  • Gwybodaeth feddygol neu wybodaeth am eich iechyd, neu unrhyw wybodaeth bersonol arall y byddwch yn ei rhannu â ni am eich ffordd o fyw neu’ch amgylchiadau cymdeithasol

  • Unrhyw wybodaeth arall y byddwch yn ei rhoi i ni i'n helpu ni i drefnu mesurau neu gymorth penodol i ganiatáu i chi gymryd rhan yng ngweithgareddau’r Senedd Ieuenctid

  • Cofnod o’ch presenoldeb yng ngweithgareddau’r Senedd Ieuenctid y byddwn yn eu trefnu

  • Cofnod o unrhyw hyfforddiant a gewch

  • Cofnod o unrhyw archwiliadau a gaiff eu cynnal ar hap e.e. i sicrhau bod y polisi diogelu data’n cael ei ddilyn

  • Cofnod o unrhyw ddamwain y byddwch yn rhan ohoni 

  • Eich gohebiaeth electronig â ni, er enghraifft drwy’r e-bost a Microsoft Teams

  • Gwybodaeth am eich defnydd o'n systemau cyfathrebu

  • Eich manylion banc, os byddwch yn hawlio treuliau

Byddwn hefyd yn cadw gwybodaeth sy'n ymwneud ag unrhyw broses gwyno neu ddisgyblu sy'n ymwneud â chi. Bydd y wybodaeth hon yn cael ei chadw am chwe blynedd.

 

Adborth

Yn ystod y cyfarfodydd a’r digwyddiadau y byddwn yn eu trefnu ar gyfer Senedd Ieuenctid Cymru,  byddwn yn gofyn am eich adborth. Mae’n bosibl y byddwn yn gofyn i chi wneud hyn drwy gyfrwng gweithgareddau grŵp, drwy roi adborth ysgrifenedig, neu drwy lenwi arolwg. Ni fyddwn yn cyhoeddi'r wybodaeth hon yn unman, a dim ond staff sy'n ymwneud â phrosiect Senedd Ieuenctid fydd yn ei gweld. Byddant yn ystyried eich adborth wrth gynllunio gweithgareddau yn y dyfodol.

 

Teledu cylch cyfyng

Mae teledu cylch cyfyng yn weithredol gennym ar draws Ystadau'r Cynulliad er mwyn: hwyluso diogelwch gweithwyr, contractwyr, ymwelwyr ac aelodau'r cyhoedd; amddiffyn adeiladau'r Cynulliad a'u gwneud yn ddiogel, i atal, canfod a nodi gweithgarwch troseddol neu gamymddygiad; darganfod ac erlyn troseddwyr; ac ar gyfer ymchwiliadau. Mae teledu cylch cyfyng ar waith ar safleoedd y Cynulliad, meysydd parcio ac ardaloedd cyhoeddus (a all gynnwys ardaloedd y tu allan i Ystâd y Cynulliad Cenedlaethol). Caiff delweddau eu cadw fel mater o drefn am 31 diwrnod ar y mwyaf. Mae mynediad i'n SMS (system rheoli diogelwch), yn cynnwys ein teledu cylch cyfyng, yn cael ei reoli'n gadarn a dim ond i staff sydd wedi cael hyfforddiant priodol, sydd wedi'u fetio a'u hawdurdodi, y caniateir mynediad. Caiff y defnydd o'r system teledu cylch cyfyng ei lywodraethu gan bolisi teledu cylch cyfyng a chanllawiau defnyddiwr.

 

B.    Byddwn yn defnyddio Microsoft Teams i hwyluso trafodaethau â chi a phobl ifanc eraill

Fforwm preifat fydd hwn a staff y Comisiwn fydd yn ei weinyddu. Dim ond y rhai a wahoddir gan staff y Comisiwn fydd yn gallu cyfrannu ar Microsoft Teams. Bydd y rhai a wahoddir yn cynnwys:

  • Aelodau’r Senedd Ieuenctid

  • Staff dethol o'r Comisiwn sy'n cefnogi'r Senedd Ieuenctid

  • Unrhyw gynrychiolwyr perthnasol o sefydliadau sy’n gweithio mewn partneriaeth â’r Senedd Ieuenctid, neu weithwyr cymorth sy’n helpu Aelodau’r Senedd Ieuenctid i ddefnyddio’r platfform.

Bydd yr ymatebion hyn yn  breifat bob amser, a byddwn yn monitro’r modd y bydd pob ASIC yn defnyddio’r platfform.

 

C.    LLUNIAU, FFILMIO A CHYNNWYS DIGIDOL

Byddwn yn tynnu lluniau ac yn recordio digwyddiadau a chyfarfodydd y Senedd Ieuenctid ar fideo er mwyn dangos y gwaith a fydd yn mynd rhagddo. Gallai’r delweddau a’r fideos hyn gael eu defnyddio i hyrwyddo gwaith Senedd Ieuenctid Cymru a/neu Gynulliad Cenedlaethol Cymru ac i ymgysylltu â phobl Cymru.

Bydd y Comisiwn yn cyhoeddi delweddau a chynnwys fideos ar wefan y Senedd Ieuenctid, ac ar sianeli cyfryngau cymdeithasol, byddant yn ymddangos mewn deunyddiau print, ac mae’n bosibl y cânt eu dangos i Aelodau'r Cynulliad a staff y Cynulliad a chaiff ei rannu â’r wasg.

Gellir cadw rhai delweddau a fideos (yn enwedig os oes gwerth hanesyddol neu werth busnes parhaus iddynt) am gyfnod amhenodol a bydd y cynnwys a gaiff ei gyhoeddi yn y parth cyhoeddus yn aros yno.  Bydd y Comisiwn yn adolygu’r cynnwys digidol a gaiff ei gasglu, a hynny’n rheolaidd, ac ni fydd yn cadw lluniau a fideos sy'n annhebygol o fod o unrhyw werth gweithredol yn y dyfodol.

Bydd pob cyfarfod o'r 60 ASIC sy'n cael ei gynnal yn Siambr y Senedd yn cael ei ffilmio fel cofnod ffurfiol o'r cyfarfodydd hyn. Bydd y recordiadau hyn yn cael eu golygu a'u cyhoeddi ar-lein ar wefan y Senedd Ieuenctid, Senedd.tv a drwy gyfrwng lincs i blatfform cyfryngau cymdeithasol y Senedd Ieuenctid a’r Comisiwn cyn pen mis ar ôl y cyfarfod. Byddant yn cael eu cadw am gyfnod amhenodol.

Wrth greu delweddau ohonoch, mae’n bosibl y byddwn yn eich recordio'n sôn am faterion sensitif, fel eich rhywioldeb, eich credoau crefyddol neu'ch profiad o gyflyrau iechyd, neu’n cymryd lluniau ohonoch a all gynnwys gwybodaeth sensitif (er enghraifft, lluniau ohonoch yn gafael mewn baneri neu sloganau sy’n dangos eich credoau). 

Os nad ydych am ymddangos yn y lluniau neu’r fideos sy’n dangos yr hyn sy’n mynd rhagddo mewn digwyddiad penodol neu yn y cofnod ffurfiol o gyfarfodydd llawn, neu os ydych chi am ofyn cwestiwn am y modd y bydd eich gwybodaeth yn cael ei defnyddio, siaradwch ag aelod o staff y Comisiwn cyn y digwyddiad, neu yn ystod y digwyddiad, neu anfonwch e-bost i helo@seneddieuenctid.cymru.

 

2.    Ein sail gyfreithiol ar gyfer casglu, cadw a defnyddio'ch gwybodaeth bersonol

Mae’r gyfraith diogelu data’n nodi seiliau cyfreithiol amrywiol (neu 'amodau') sy'n caniatáu i ni gasglu, cadw a defnyddio'ch gwybodaeth bersonol, sef:

  • Os byddwn yn defnyddio'ch gwybodaeth bersonol i gyflawni ein swyddogaethau cyhoeddus.  Mae hyn yn rhan o swyddogaeth gyhoeddus y Comisiwn i gefnogi a hyrwyddo ymgysylltiad democrataidd yng Nghymru.  Bydd angen i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol er mwyn cyflawni'r swyddogaeth hon.  Enghraifft o hyn yw pan fyddwn yn casglu a defnyddio gwybodaeth bersonol er mwyn trefnu digwyddiadau i hyrwyddo Senedd Ieuenctid Cymru;

  • Weithiau byddwn yn casglu a defnyddio'ch gwybodaeth bersonol ar sail ar eich cytundeb.  Gelwir hyn yn 'ganiatâd'.  Byddwn bob amser yn dweud wrthych pan fydd hyn yn digwydd ac yn gofyn i chi gytuno i ni gasglu'ch gwybodaeth cyn gwneud hynny;

  • Os oes rhwymedigaeth gyfreithiol arnom i brosesu’ch gwybodaeth bersonol. Enghraifft o hyn yw pan fydd angen i ni gasglu gwybodaeth amdanoch chi pan fyddwch yn mynd i ddigwyddiad, er mwyn sicrhau eich diogelwch.

  • Mae'r gyfraith diogelu data yn cydnabod rhai "categorïau arbennig" o wybodaeth bersonol.  Diffinnir y rhain fel gwybodaeth sy'n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig, barn wleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol, aelodaeth o undeb llafur, gwybodaeth genetig a biometrig i adnabod unigolyn, gwybodaeth am iechyd, a gwybodaeth am fywyd rhywiol neu gyfeiriadedd rhywiol unigolyn. 

Mae’r rhain yn cael eu hystyried yn gategorïau hynod sensitif.  Byddwn yn casglu ac yn defnyddio'r categorïau hyn o wybodaeth dim ond os byddwn yn credu bod hynny’n angenrheidiol ac er budd y cyhoedd; os byddwch yn rhoi caniatâd penodol i ni wneud hynny; neu os byddwch chi wedi gwneud y wybodaeth honno'n gyhoeddus eisoes.  Un enghraifft o ddefnyddio'r math hwn o wybodaeth yw pan fyddwn yn casglu gwybodaeth am anabledd er mwyn eich helpu unigolyn i gymryd rhan yn nigwyddiadau neu weithgareddau’r Senedd Ieuenctid.

 

3.    Eich hawliau chi

Mae gennych chi nifer o hawliau mewn perthynas â'r wybodaeth bersonol y byddwn yn ei chadw.  Mae'r hawliau perthnasol yn dibynnu ar y seiliau cyfreithiol y byddwn yn dibynnu arnynt er mwyn defnyddio'ch data personol.  Ni fydd yr hawliau hynny’n berthnasol ym mhob achos, a byddwn yn cadarnhau a yw hynny'n wir ai peidio os byddwch yn holi.

I grynhoi, dyma’ch hawliau:

  • Yr hawl i gael gwybod sut y defnyddir eich gwybodaeth bersonol

  • Yr hawl i gael gweld copïau o'ch gwybodaeth bersonol

  • Yr hawl i gywiro unrhyw wybodaeth anghywir

  • Yr hawl i ddileu eich gwybodaeth bersonol

  • Yr hawl i gyfyngu ar ein defnydd o’ch gwybodaeth bersonol;

  • Yr hawl i drosglwyddo data

  • Yr hawl i wrthwynebu'r defnydd o'ch gwybodaeth bersonol.

Mae rhagor o fanylion am eich hawliau ar gael ar wefan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth https://ico.org.uk/for-the-public/

Os hoffech chi arfer unrhyw un o'r hawliau hyn, anfonwch e-bost at:ceisiadau- gwybodaeth@cynulliad.cymru.  Ein nod yw ymateb i’ch ymholiad cyn pen mis, ac ni fyddwn yn codi tâl am ymdrin â'ch cais.

Os byddwch yn anfodlon â’r modd y byddwn yn defnyddio'ch gwybodaeth bersonol neu os byddwch am gwyno am y modd y byddwn yn ymdrin â’ch cais, cysylltwch â'n Swyddog Diogelu Data a byddwn yn ceisio datrys unrhyw broblemau sydd gennych. Y manylion cyswllt yw Data.protection@cynulliad.cymru.. Y cyfeiriad post yw Swyddfa Diogelu Data, Cynulliad Cenedlaethol Cymru Tŷ Hywel, Stryd Pierhead, Bae Caerdydd CF99 1NA.

Mae gennych hefyd yr hawl i anfon cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, sef y rheoleiddiwr statudol ar gyfer y gyfraith diogelu data.  Mae rhagor o fanylion yn https://ico.org.uk/concerns/.

 

4.    Cadw gwybodaeth

Oni nodir yn wahanol, bydd y wybodaeth a amlinellir yn y ddogfen hon yn cael ei chadw tan fis Mai 2020 fan bellaf, sef pum mis ar ôl diwedd y tymor o ddwy flynedd y cawsoch eich hethol i wasanaethu. Yna byddwn yn dileu'ch gwybodaeth o'n cofnodion.

 

5.    Diogelu a rhannu gwybodaeth bersonol

Mae diogelwch gwybodaeth bersonol yn bwysig iawn i ni ac rydym wedi rhoi mesurau ar waith i sicrhau bod eich gwybodaeth yn cael ei chadw'n ddiogel.

Fel y nodwyd yn yr hysbysiad hwn, mae’n bosibl y byddwn yn rhannu’ch gwybodaeth ag eraill, gan gynnwys:

  • Aelodau eraill y Senedd Ieuenctid

  • Aelodau’r Cynulliad

  • Sefydliadau allanol sy’n gweithio mewn partneriaeth â’r Senedd Ieuenctid (fel yr Urdd, Youth Cymru, Barnardo's – mae rhestr lawn o’r sefydliadau dan sylw ar gael yma https://www.seneddieuenctid.cymru/partner)

  • Ein cynghorwyr proffesiynol, ein harchwilwyr a’n hyswirwyr ein hunain

Mae’n bosibl y bydd angen i ni rannu’ch gwybodaeth bersonol â chyrff eraill, fel y llysoedd ac asiantaethau gorfodi’r gyfraith, am resymau cyfreithiol.

Gall ein darparwyr gwasanaeth storio’ch gwybodaeth bersonol y tu allan i'r DU neu’r tu allan i Ardal Economaidd Ewrop (sef gwledydd yn yr Undeb Ewropeaidd a hefyd Gwlad yr Iâ, Norwy a Liechtenstein). Yn achos pob darparwr rydym yn ei benodi, mae gennym fesurau ar waith i sicrhau bod eich gwybodaeth bersonol yn cael ei thrin yn ddiogel os caiff ei throsglwyddo i’r tu allan i'r Ardal Economaidd Ewropeaidd. Byddwn yn asesu unrhyw geisiadau trydydd parti a ddefnyddiwn i sicrhau eu bod yn bodloni'r gofynion hyn.

Er mwyn ymgysylltu â’r cyhoedd, byddwn hefyd yn defnyddio platfformau cyfryngau cymdeithasol a gwasanaethau cyfathrebu eraill, ac mae rhai ohonynt wedi'u lleoli y tu allan i'r Ardal Economaidd Ewropeaidd. Os byddwch yn rhannu gwybodaeth bersonol â ni, mae’n bosibl y byddwn yn defnyddio'r gwasanaethau hyn i gadw neu ddefnyddio'ch gwybodaeth bersonol.

Yn olaf, mae'r Comisiwn yn ddarostyngedig i ddeddfwriaeth mynediad at wybodaeth, gan gynnwys y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth.  Os daw cais i law o dan y ddeddfwriaeth hon, mae’n bosibl y bydd angen i ni ddatgelu rhywfaint o'r wybodaeth bersonol neu'r holl wybodaeth bersonol sydd gennym mewn perthynas â chi. Gall hyn gynnwys gwybodaeth a gafodd ei dileu’n flaenorol gan Gomisiwn y Cynulliad at ddibenion cyhoeddi.  Ni fyddwn yn rhyddhau’r wybodaeth oni bai ei bod yn ofynnol yn ôl y gyfraith i ni wneud hynny.